BLOG – Beste Maria van den Broek. Huh wie? Is die e-mail voor jou bestemd? Je heet Miriam. De afzender van de e-mail die je gekregen hebt, staat al meteen met 1-0 achter. Hij weet nog niet eens je naam! Zou je a.s.a.p willen laten wete of je een lezing kunt verzorgen over krolse katte?
Pardon? Wie ben je? En wat moet je van me. Oké, dat laatste is wel duidelijk. Je bent ‘toevallig’ een expert in katten en krolsheid, maar…wie is de afzender dan? Hij komt niet erg intelligent over met al die spelfouten. Of zijn het slordige tikfouten? Zou zijn -N het niet meer doen op zijn toetsenbord? En dat amicale ge-a.s.a.p dan. En… ach, er valt nog heel veel meer op te merken. Maar de e-mail gaat door.
Ik be Tijs en werk voor het diereasiel. We verzorge regelmatig lezingen. Het leuk os goed om het oderwerp ‘krolse katten’ eens aandacht te geve. Oke…Tijs dus. Van het dierenasiel. Nu komen we ergens. En er is dus inderdaad iets mis met de N op zijn toetsenbord. Want die letter ontbreekt wel opvallend vaak. We hore graag van je. In de bijlage kun je bij interesse alvast het één en ader aan gegeves kwijt. Je spitst je aandacht op de bovenkant van je mail waar normaal gesproken de bijlagen zijn te vinden. Er is er nu geen. Je trekt je wenkbrauwen op. Vaag. Heel vaag! Het is dat je veel sympathie voelt voor het dierenasiel, anders… Je besluit dat je er later op de dag een belletje aan zult wagen.
Geen geblunder
Krijg jij wel eens e-mails die chaotisch geschreven zijn? ‘Wat is nu de vraag?’, denk je. Of lees je wel eens e-mails met ‘dubieus’ interpreteerbare zinnen? Moet je dit letterlijk nemen of is het ironisch bedoeld? Of heb je wel eens een e-mail gekregen waarvan je dacht: ‘nou, zonde van de tijd. Deze was echt overbodig?’ Dit soort blunders wil je zelf natuurlijk niet begaan. Wil je graag op eenvoudige wijze effectief en sneller e-mailen? In de training Zakelijke e-mail schrijven van INGRID+ Academy kun je meteen ‘reuze slagen’ maken. De vaardigheid om sterke e-mails te schrijven bespaart veel tijd (je bent niet meer de hele ochtend bezig met het bijwerken van je mail), geld (tijd ‘van je baas’ wordt nuttiger besteed) en frustratie (onbegrip en nog meer extra mailwerk). Kortom: je bouwt aan een goede relatie (#maakrelatiessterker)
Alvast aan de slag (zonder training)
Wil je vast aan de slag met effectief en sneller e-mailen voordat je de training bij ons volgt? Hier vast wat tips om mee te oefenen:
- Gebruik de onderwerpregel goed. Wees specifiek.
- Voorkom aannames.
- Schrijf met positieve benadering.
- Verplaats je in de achtergrond van de lezer.
- Er zijn sowieso een aantal woorden die je voortaan bijna altijd kunt schrappen. Terwijl/toen, dus, namelijk, maar, toch, vaak/soms/meestal, uiteindelijk. Kijk er alvast eens kritisch naar als je deze woorden wilt gebruiken in je e-mail. In de training laten we met voorbeelden zien waarom ze meestal 😊 overbodig zijn.
- Als je dit soort woorden zo min mogelijk gebruikt, helpt het je om een stuk korter te gaan schrijven. Want ook dat is een tip: kort, maar krachtig.
- Vermijd dus ook liever bijzinnetjes als (of wees er in ieder geval heel kritisch op): Op een vluchtige/snelle wijze/manier, hij is een man die, in termen van, aan het feit dat, niet voor niets, de reden daarvan, in termen van, in de nabije toekomst, uit onderzoek blijkt…
- Maak passieve zinnen actief.
- Schrijf sterke slotzinnen, met eventueel een call-to-action.
- Gebruik de slimme (commerciële) schrijftechniek met het zogenoemde Forer-effect. Persoonlijke teksten waarin de lezer met je/jij wordt aangesproken en die refereren aan wensen en onzekerheden die bij iedereen leven. Teksten waarin mensen zich herkennen.
- Stop met mailen als er onduidelijkheid is geslopen in de conversatie of als je te complexe materie wilt toelichten. Bel dan gewoon. Zeker als je een complex antwoord op vraagstuk hebt, kan bellen veel effectiever zijn.
Nog veel meer over effectief en sneller e-mailen tijdens de drie uur durende training Krachtig mailcontact van Into Academy. Schrijf je in of check eerst alle details.
