Door: Lettie Ambagtsheer

Dus jij bent altijd druk?

Kijk dan eens op een andere manier naar druk zijn.

Ik bén altijd druk, of in ieder geval: altijd wel ergens mee bezig. Maar is dat hetzelfde als ‘het druk hebben’ of het gevoel hebben dat je ‘het (te) druk hebt’? Voor mij niet, want alle bezigheden die op mijn pad komen (of die ik bewust opzoek) vind ik leuk of belangrijk. Of ze moeten stomweg opgepakt worden omdat er anders iets ontzettend mis gaat.

En misschien zit daar wel net de crux. Dit is vaak dé reden waarom mensen stress ervaren.

Voel jij je druk of ben je druk?

Druk zijn of je druk voelen valt of staat bij de definitie die je daar zelf aan geeft. En die definitie is volgens mij gebaat bij de basis van timemanagement: prioriteiten stellen.
Dus laten we  good old Eisenhower maar eens van stal trekken. Want behalve een (ietwat aangepaste) uitspraak over plannen (‘Plans are worthless but planning is everything’) zou hij ook iets gezegd hebben over het fenomeen belangrijk en urgent: ‘What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important’.

Vrij vertaald:
Niet alles wat belangrijk is, is urgent. En niet alles wat urgent is, is belangrijk.

Belangrijk versus urgent

Het is urgent dat je op tijd iets eet en drinkt maar, zeker als je daar eigenlijk geen tijd of energie voor hebt, het is niet zo belangrijk of dat culinaire hoogstandjes zijn of gewoon eenvoudige en gezonde maaltjes.

Jij vindt het vast belangrijk dat je een beetje leuk voor de dag komt tijdens een Zoom-meeting maar voor jouw inhoudelijke bijdrage is het echt niet urgent dat je vol in de mascara (of met een strak getrimde baard) zit of niet. Tegelijkertijd kan het natuurlijk best van invloed zijn op je zelfvertrouwen als je dus wel even de tijd neemt voor die mascara of trimbeurt zodat je een nog vlammender betoog weet te houden over de inhoud. Keuzes, keuzes.

Overzicht door prioriteiten stellen

Mijn leven is een stuk rustiger en overzichtelijker geworden toen ik mijn prioriteiten in alle rust heb (her)overwogen. Ja, ik vind het leuk om een beetje opgetut erbij te lopen maar word ik minder serieus genomen als ik alleen een beetje lippenstift op doe, een eenvoudige outfit aantrek en m’n haar lekker in een simpele staart draai? Na een paar keer experimenteren heb ik ontdekt van niet. Mooi! Dat scheelt me weer een hoop gedoe ’s morgens in de badkamer met een föhn en borstel.

Maar ook dat opgeruimde aanrecht in mijn kleine keukentje; ik wil de boel gewoon graag aan kant hebben voordat ik ga slapen. ‘Lekker belangrijk’ zeg jij dan misschien maar voor mij geeft het ruimte in mijn hoofd als ik weet dat de boel opgeruimd en schoon is en dat komt mijn nachtrust weer ten goede.

Prioriteiten stellen

Op basis van Eisenhowers gedachtegoed over belangrijk en urgent, is een matrix uitgewerkt en deze is eigenlijk bedrieglijk eenvoudig. De combinaties van urgent en belangrijk EN van wel en niet zorgen voor 4 mogelijkheden: doen, uitstellen, delegeren of (mijn favoriet): dumpen!

Praktische tips

En zoals jullie van mij gewend zijn volgen hier dan de praktische tips:

1. Neem een van je minst productieve dagen in herinnering, een dag waar je om welke reden maar ook achteraf gezien niet tevreden over was.
2. Schrijf alle activiteiten van die dag die minstens 5 minuten hebben gekost op, vanaf het moment dat je opstond tot het naar bed gaan
3. Noteer elke activiteit op 1 afzonderlijk velletje (post-its werken het prettigst maar losse, te verschuiven stukjes papier zijn ook prima)
4. Leg of plak de velletjes, zonder er al te lang over na te denken, in het juiste kwadrant: doen, uitstellen, delegeren of dumpen
5. Neem even een pauze, loop weg, pak een kop koffie of weetikveel en keer dan terug naar jouw matrix
6. Kijk vervolgens nog eens kritisch naar al deze activiteiten en ga per activiteit na: was dit echt (niet) belangrijk en was dit echt (niet) urgent?
7. Schuif of plak de activiteiten vervolgens in het juiste kwadrant . . . en durf eerlijk te zijn!

Opnieuw ingedeeld . . . en dan?
Nu je jouw activiteiten van jouw minst productieve dag opnieuw hebt ingedeeld, hoe dan verder? Eenvoudiger gezegd dan gedaan, volgt na deze zelfreflectie een nieuwe afspraak met jezelf én een gesprek met je omgeving.

Dumpen?
Zitten er nogal wat activiteiten in het kwadrant ‘dumpen’? Stel je dan de vraag waarom je ze toch nog doet. Maak het bespreekbaar als je ontdekt dat jij altijd voor dit klusje opdraait terwijl het de taak van je collega (of partner of puberkind) is.

Nu doen?
Zitten er stomweg te veel taken in het kwadrant ‘nu doen’? Vraag je dan af of het realistisch is om dit allemaal op 1 dag voor elkaar te willen krijgen. Kan het echt niet naar het kwadrant ‘plannen’? Mijn ervaring is dat dit meestal wel het geval is. Ook nu weer: wat maakt dat je het allemaal NU moet doen en niet later. Laat anderen meedenken over een realistischer planning. Sta open voor het aanbod van je omgeving dat zij taken van je over kunnen nemen. Heus! Je hoeft (en kunt) niet alles alleen doen.

Na deze zelfreflectie is het dus tijd voor ‘het goede gesprek’ met diegene bij wie deze activiteiten ook, eigenlijk of misschien wel beter thuishoren. Zeker als je onze training feedback hebt gevolgd, moet dat een fluitje van een cent zijn.

Wel even goed de tijd voor nemen en het niet alleen bij een voornemen houden! Want om Eisenhower nog maar eens aan te halen: ‘plans are worthless, but planning is everything’.

Veel succes met het (beter) stellen van jouw prioriteiten! Wil je er nog beter in worden? Dan beveel ik je onze training prioriteiten stellen aan!