Door: Lettie Ambagtsheer
Zomaar wat kreten die bij me op komen als ik aan online vergaderen denk:
- Tijd is tijd
- Scrum en stand up
- Korte zinnen, vragen of instructies
- Eindelijk ruimte voor ‘de stillen’
- Brainstormen zoals het eigenlijk moet
- Nooit langer dan 45-60 min
- Absoluut GEEN aaneengesloten vergaderingen
- Breaks zijn HEILIG
Het nieuwe ‘online’ werken is niets nieuws
Ik hoop het maar want lieve mensen, we ontkomen er niet aan. Voorlopig (en misschien zelfs wel blijvend) werken we thuis en vergaderen we online. Het Nieuwe Werken is allang niks nieuws meer.
Online vergaderen een blijvertje
Wat mij betreft: mag online vergaderen blijven. Want niets zo effectief als een online vergadering – als je het tenminste goed doet. Nou geldt dat ‘als je het maar goed doet’ natuurlijk ook voor live bijeenkomsten, maar online biedt ongekende voordelen. Benieuwd wat de voordelen van effectief online vergaderen zijn? Ik geef je graag mijn beste tips.
Tip 1 – Online kun je altijd op tijd beginnen
Is het jou ook opgevallen dat de meerderheid van online deelnemers gewoon netjes op tijd klaar zit of staat? Nauwelijks meer van die ‘inbrekers’ die binnenkomen met een stapel papieren onder de arm, scheef hangend bekertje koffie in de hand want ‘drukdrukdruk’. Fijn dat dit soort gezeur voorbij is. Of dat je er in ieder geval geen last meer van hoeft te hebben. Want alle binnendruppelende laatkomers zet je gewoon standaard op mute. Ben jij stiekem zo iemand? Check dan ook deze blog over ‘druk’ zijn.
1-op-1 feedback geven
En iedereen die starttijden niet zo nauw neemt kun je desnoods 1-op-1 een berichtje daarover sturen. Dat kan zonder dat alle anderen daar van mee hoeven te genieten. En begrijp me niet verkeerd hoor, ze zullen vast een hele goede reden voor hun late komst hebben. Wat mij betreft is het gewoon goed om direct maar duidelijk te maken dat jij graag op het afgesproken tijdstip start. Zeker als anderen wel netjes op tijd zijn.
De wijze les die mij ooit geleerd is: “Nooit iemand straffen voor het feit dat hij op tijd is!”
Tip 2 – Online kan efficiënter en dus korter
Ook ik mis zo af en toe die gezellige ‘praatje-pot’ sessies. Die sessies waarbij niet zozeer de inhoud maar toch vooral de vorm er toe doet. Dat zijn natuurlijk geen vergaderingen, dat zijn gewoon fijne team-bijeenkomsten of bijpraat-momenten.
Maak er een vast ritueel van
Een vergadering heeft altijd een doel; er zijn knopen door te hakken, beslissingen te nemen, adviezen te formuleren enzovoort. Voor deze vorm van vergaderen geldt dat je kunt volstaan met een aantal standaard vragen. Deze vragen worden bijvoorbeeld ook tijdens een zogenaamde stand-up conform de scrum-methodiek beantwoord. Laat bijvoorbeeld elke (project)medewerker het volgende toelichten:
- dit heb ik gisteren gedaan
- vandaag ga ik dit doen
- de obstakels die ik hierbij ondervind zijn
- van deze persoon heb ik dit nodig
Aan het team de schone taak om oplossingen aan te dragen. Bijvoorbeeld door ‘ik kan je helpen’ of ‘ik heb het antwoord voor je’ te antwoorden.
Als de interne oplossingen er niet zijn, dan is het aan de voorzitter hulp van buitenaf te zoeken. Een kind kan de was doen!
Max. 15 minuten
Als je met maximaal 5 – 8 personen vergadert, hoeft dit maar zo’n 15 minuten te duren. En wat zo tof is: iedereen komt aan het woord, ook de wat stilleren onder ons. Alle andere sessies zijn wat mij betreft geen vergaderingen maar een goed gesprek.
Tip 3 – Eindelijk brainstormen zoals het moet
Iedereen die denkt dat je zo lekker creatief kunt zijn samen tijdens een mega-overleg: think again. Van brainstormen is aangetoond dat dat helemaal niet werkt in een groepje. Ja, de aftrap of het aanzwengelen van het creatieve proces. Maar daarna moet je lekker weer even terug in je hok of in een break out room met een select gezelschap. Ga dan aan de slag met een andere-hersenhelft-stimulerende opdracht. Tekenen, zingen, knippen-en-plakken: verzin het.
Zorg voor een goede facilitator
Maar dat kan natuurlijk lang niet elke gespreksleider of voorzitter. Dus dat moet je uitbesteden aan iemand die ‘faciliteren’ echt leuk vindt en daar goed in is. En een goede facilitator die komt met werkvormen die een verrassende representatie zijn van de te behandelen vraag.
Kort en bondig
Online heb je de mogelijkheid om kort en bondig instructie te geven. Dus met elkaar te starten, een opdracht te formuleren, kleine groepjes bij elkaar zetten enzovoort. En tijdens die opdracht kun je lekker koffie zetten, een wandelingetje maken of de trap 3 keer op-en-neer te rennen, de hond of kat achter de oren kroelen, een wasje in de machine doen en BAM! Opeens heb je dat briljante idee of die geweldige ingeving. Want ook dat is een bekend fenomeen van ons brein. En een voordeel van thuiswerken. Juist door niet met de opdracht bezig te zijn, krijgen je gedachtes en associaties de ruimte.
Tip 4 – op tijd stoppen was nog nooit zo belangrijk
Uitlopende vergaderingen? Altijd al een hel maar nu gewoon aantoonbaar een slecht idee! Niemand kan online langer dan een uur actief betrokken zijn. Doe het dus niet. Het is zinloos, het is niet nodig (zie alle voorgaande tips) en het is domweg ongezond.
Pauze of peace-out
Idealiter plan je dus een vergadering van die eerder genoemde 15 minuten. Maar als je nou een echt goede smoes hebt om het toch nét even anders te doen, beperk je dan tot 45 minuten waarna iedereen (dus ook jij) minimaal 15 minuten pauze neemt.
En pas na die 15 minuten even iets totaal anders te hebben gedaan, ga je weer naar een volgend (online) overleg. Alleen zo houd je je werkdag productief en gezond. En meer woorden ga ik er niet aan vuil maken. Je bent immers al zo’n 10 minuten aan het lezen, van een scherm.
Dus hup! Neem een pauze, doe iets totaal anders en besluit het voortaan anders te doen. En laat deze tips in je voordeel werken. Succes!
