Door: Janine Rouvoet
Prioriteiten stellen: tips als je veel moet doen maar weinig doet
Je hebt nog zoveel te doen, maar je komt nergens aan toe. Herken je dit? Dan kan ik met tips over prioriteiten stellen je een hele productieve dag bezorgen. Prioriteiten stellen kun je leren!
Ik kom nergens aan toe!
Zelfs na een dag hard werken kan je wel eens zeggen ‘Ik ben echt nergens aan toegekomen vandaag!’ Maar wat heb je dan gedaan van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat? Een oprechte vraag. Kun je het me vertellen? Waarschijnlijk niet, omdat het een grote gatenkaas dag was. Had jij je prioriteiten scherp vandaag? Heb je ze afgewerkt? Of stonden ze op je lijstje en staan ze daar nog?
Bepaal jij of bepaalt een ander jouw prioriteit
Even dit, even dat. Ik durf te zeggen; je hebt gewerkt aan het bereiken van doelen, maar niet die van jezelf. Je hebt voorzien in behoeften, maar niet in die prioriteiten van jezelf. Dankzij jou zijn er stappen gezet, maar niet op jouw pad. Wat ik wil zeggen is dit: Als jij niet bepaalt wat jij doet vandaag, deze week, komende maand of komend jaar, dan bepalen anderen voor jou wat je doet. Elke dag opnieuw. Wil je dat? Maak een prioriteit van prioriteiten stellen.
Tip 1: De focus-op-je-doelen-regel
Stel je eigen doelen, maar ook een top 5 aan doelen. Voor je werk. Maar het kan ook werk en privé gemengd zijn. Dat doe je door 25 doelen op te schrijven. Best veel, ik weet het. En dan kies je de vijf belangrijkste uit. De rest zet je een dikke rode streep door. Dat zijn namelijk doelen die de concurrenten zijn van jouw top 5 aan doelen. Ze zijn namelijk ook leuk en belangrijk voor je. Echter, je kan ze niet alle 25 bereiken: ook daarin moet je prioriteiten stellen.
Grote rode streep maakt beslissingen maken eenvoudiger
Warren Buffet, zakenman, is de bedenker van dit concept (bekend als de 25/5-regel). Hij noemt de 20 doelen waar je een grote rode streep doorheen hebt gezet de ‘Avoid-at-all–costs-list’. Vermijden die hap! Een concreet voorbeeld uit mijn eigen leven. Een vriendin is gestart met een workshop tekenen. Ik direct enthousiast ‘Leuk! Wil ik ook doen. Tijd om jezelf eens creatief te ontwikkelen Janine!’ Totdat ik ineens besefte, dat draagt niet bij aan mijn top 5 doelen van dit moment. En aangezien ik niet onbeperkt tijd en energie heb, helaas ‘Nu even niet’. Conclusie; de 25/5-regel maakt het ook een stuk eenvoudiger om de juiste beslissingen te nemen. Afijn, je hebt nu je 5 doelen helder waar jij komend jaar aan werkt.
> Dan krijg je vervolgens een verzoek van een klant of een collega. Wat doe jij?
Wat jij voortaan doet:
- Je kijkt of het bijdraagt aan het bereiken van je doelen (je prioriteiten)?
>> Ja? Zeker doen. Jij gaat vol enthousisme aan de slag en wend je kennis en kunde aan.
>> Nee? Kijk of je het kan delegeren of zeg ‘nee’, jij hebt andere doelen en prioriteiten op dit moment. Hierbij staat het je vrij om toch je hulp aan te bieden door een tip, verwijzing etc. (Hoe je toch kan helpen als je nee zegt lees je in de blog over klantgericht werken).
Het is geen ingewikkeld model hè? Je stelt jezelf één vraag, en er is één antwoord mogelijkheid de juiste. Deze tip gaat je enorm helpen bij het stellen van prioriteiten. Klinkt simpel, en dat is het ook. De kracht is om je doelen helder te hebben. Naast nee verkopen, betekent het ook dat je juist een aantal zaken wel moet gaan doen. Plan je de taken in die belangrijk zijn om jouw doelen te bereiken én voer zet uit!
Tip 2: Jij als belangrijke klant
Hoe zorg je ervoor dat je toekomt aan de taken waardoor je jouw doelen bereikt? Dat kan door jezelf twee vragen te stellen.
- Is het belangrijk?
- Is het urgent?
Alles wat bijdraagt aan het bereiken van je doelen is belangrijk
Daar geef je prioriteit aan je plant het in je agenda en bewaakt dit. Ga het zien als een hele belangrijke afspraak. Ga ermee om alsof het een afspraak is met een belangrijke klant. Je legt je telefoon weg, laat je niet storen, opent je mail dus ook niet tussendoor, checkt geen appjes, collega’s met talloze vragen weer je voor dat moment (liefst informeer je ze vooraf) etc.
Alleen door een CRISIS (iets dat belangrijk én urgent is) laat jij je afleiden.
Dit is de enige manier om jouw doelen met de tijd en energie die jij beschikbaar hebt te behalen. Ga ervoor!
Tip 3: Hup aan het werk
Genoeg gelezen. Als we het hebben over timemanagement en prioriteiten stellen is het ook een kwestie van discipline. Gewoon gaan, all-in. Je hoeft het niet alleen te doen. Er zijn video’s beschikbaar, waarbij je samen met iemand anders in blokken van 25 minuten werkt. Dan neem je 5 minuten pauze en weer door. Deze techniek heet de Pomodori techniek en is erg populair op het moment. Dus hup aan de slag, je hebt nog zoveel te doen!
Mocht je meer willen leren over prioriteiten stellen, schrijf je dan in voor de training ‘Prioriteiten stellen’. In deze drie uur durende training leer ik je alles om een ware prioriteiten kampioen te worden en te blijven.
PS Nog even over die collega die je stoort, terwijl jij zo lekker in je 25 minuten concentratieblok zit. Cirillo (de bedenker van de Pomodori-techniek) had ook daar een regel voor: inform, negotiate and call. Concreet zeg je dan ‘Ik zit in een Pomodori concentratieblok. Iets met een tomaat. Zullen we vanmiddag om 14 uur afspreken?’ (inform en negiotate) en dan ben je er natuurlijk stipt om 14 uur (call).
Ken je deze nog? Hij is van voor mijn tijd (1983), maar wat een herkenning. Bizar om te bedenken dat het inmiddels 38 jaar later is. Druk zijn is blijkbaar van alle tijden. Even quoten hoor (en zing gerust mee):
“Zoveel te doen
Ik heb nog zoveel te doen
Ik moet de zon in Japan onder zien gaan
Zoveel te doen Ik heb nog zoveel te doen
Ik moet het oerwoud eens in bloei zien staan
Met m’n vriendin moet ik praten
Over de rol van man en vrouw
Sinterklaasgedichten maken
Hoewel, het is pas juni nou
De krant ligt nog te wachten
Ik moet wat doen aan sport
Slapeloze nachten
Want de dagen zijn te kort
Ze zijn te kort”
