Door: Lianne Schonewille
Post-its, digitale lijstjes en een notitieboek op je bureau: klinkt dit bekend? Zoveel mogelijke to-do’s wegwerken maakt je immers een productieve werknemer: toch? Niet helemaal, want bij timeboxing gaat het er niet om hoeveel je doet maar wát je doet en wanneer. Het gaat om de optimale tijdsduur, start- en eindtijd formuleren en de juiste plek in je agenda veroveren. De vijf belangrijkste voordelen van timeboxing delen we met je.
Wat is er mis met mijn to-do lijstje?
Dat ga je ontdekken. Timeboxing is een vorm van agendabeheer die Marc Zao-Sanders als belangrijkste professionele vaardigheid beschouwd. Eenvoudig gezegd betekent timeboxing: iedere taak de juiste plek geven in je agenda. In zijn overtuigende artikel op Harvard Business Review lees je dat timeboxing beter is voor je productiviteit, werkgeluk en voor de samenwerking in teamverband. Het zorgt er namelijk voor dat je meer tijd over houdt voor andere zaken. Tijdens zijn werk ontdekte Marc de voordelen van het verwerken van zijn to-dolijstje in zijn agenda.
Marc ondervond de volgende problemen:
- Er bleven losse eindjes
- De leukste dingen gebeurden als eerste
- Belangrijke (en niet urgente) taken bleven te lang liggen
- Er staat niet bij de taak hoeveel tijd het kost
- Het is makkelijk om onder de taak uit te komen
Ondervind jij ook obstakels bij het afwerken van je to-do? En wil jij graag ook met meer productiviteit je werkdag vormgeven? Dan is de training ‘Prioriteiten stellen’ wat voor jou.
De vijf grootste voordelen van timeboxing
Waarmee je de bovengenoemde problemen kunt tackelen. Timeboxing zorgt dat je aan je to-dolijstje een optimale tijdsduur en optimale start- en eindtijd koppelt.
1. Doe de juiste dingen op de juiste tijd
Niet alles is te plannen: maar heel veel wel. Als je een vergadering gepland hebt staan om 09:00, plan de voorbereiding dan op een moment dat je het ook echt doet. Werkt ‘een kwartiertje van te voren’ voor jou? Plan het dan een kwartiertje van te voren. Denk jij tien minuten van te voren ‘Balen! Ik heb nog maar tien minuten om voor te bereiden!’ plan deze taak dan een dag van te voren. Zo kun jij rekening houden met de optimale dagindeling die voor jouw werkt. Houd daarbij rekening met je eigen piek- en daluren.
2. Het zorgt voor betere samenwerking
Teamleden kunnen beter rekening met elkaar houden als ze weten van elkaar wie wat doet én wanneer. Dit zorgt voor een verbetering in kwaliteit en effectiviteit van de teamprestaties. Anderen kunnen namelijk beter rekening met jouw planning houden en aangeven wanneer wijzigingen hen beter uitkomen. Dat betekent: meer snelheid en meer flow omdat je dubbel en gehaast werken elimineert.
3. Je weet wat je vandaag hebt gedaan
Aan het einde van een drukke werkdag kijk je terug: wat heb ik eigenlijk gedaan? Welke taak kostte mij nou zoveel tijd? En welke taak had ik sneller af dan gedacht? Niet alleen is dit handig als jij je uren moet verantwoorden (i.v.m. declaraties bijvoorbeeld), maar je hebt ook sneller inzichtelijk wanneer je een ‘uurtje over’ hebt. Juist die uurtjes geven je de tijd om toe te komen overstijgend werk, planning en vooruitwerken voor de (middel)lange termijn die bijdragen aan je succes.
4. Je wordt niet meer geleefd
Je bent zelf in control over je agenda en baas over je eigen tijd. Jij bepaalt namelijk zelf wanneer je taken uitvoert die moeten gebeuren. Dit is een win-win, want dit is een belangrijke factor die ook bijdraagt aan je geluksgevoel op het werk. Lijstjes afwerken biedt namelijk meer ruimte voor afleiding van collega’s of je omgeving. Als je zomaar een to-do op moet pakken zonder begin en eindtijd is het moeilijker om je werk weer te hervatten als je wordt onderbroken. Hoe vaak denk je wel niet: waar was ik ook al weer mee bezig? En iedereen weet: hoe vaker je wordt onderbroken hoe geïrriteerder je wordt. Je moet steeds weer nadenken: hoe ver was ik met deze taak?
5. Je bent echt productiever
Iedere taak duurt langer dan je vooraf had ingeschat. Echter is er één uitzondering, de taak waarvan je vooraf hebt bepaald hoe lang deze mag duren. Dit wordt ook wel ‘de wet van Parkinson’ genoemd. De Wet van Parkinson is vernoemd naar de Britste historicus, hij schreef als eerste over dit fenomeen. Het fenomeen dat een taak de tijd vraag die jij hem geeft. Trek jij meer tijd uit om iets te doen? Dan blijkt dat ook die tijd helemaal gebruikt wordt.
Dit geldt met name voor taken die worden onderbroken door andere taken of verstoringen. Als je gestoord wordt (om welke reden dan ook) kost een taak namelijk veel meer tijd dan dat je aan één stuk doorgaat.
Deel je dagagenda dus goed in: doe de juiste dingen op het juiste moment. Zorg ook dat jouw teamgenoten weten waarom het zo goed voor jou werkt: zo kunnen ze rekening met je houden. Je neemt controle over je agenda omdat je zelf bepaalt wanneer taken moeten gebeuren, je wordt dus niet meer geleefd. En omdat je taken met focus doet en storingen elimineert kijk je aan het einde van de dag met enorm veel voldoening. Waarom? Jouw takenlijst is voltooid.
Klinkt dit jouw als muziek in de oren? Dan is de training ‘Prioriteiten stellen’ wat voor jou. In deze training reiken we je verschillende methoden aan en leren we je handige trucs waardoor jij doet wat nodig is. Bekijk de trainingspagina hier.
