Out of office: dit zijn de do's and don'ts
5 juli 2021 

Out of office: dit zijn de do's and don'ts

Aan het werk of niet: de e-mails blijven binnenstromen. Om welke reden je dan ook afwezig bent, de desbetreffender mailer ziet daar niets van. Pas op het moment dat jij een out of office instelt is de boodschap helder: maar wat zet je er nou in? En wat niet? Dat lees je in deze blog.

Je hebt waarschijnlijk al een paar zinnen getypt en toch ben je er niet helemaal zeker van. Want: wat zet je nou wel en wat niet in dat bericht? Waarschijnlijk staar je nu al een minuutje of 5 naar het scherm en blijft je scherm wit. Met onderstaande tips heb jij dit witte scherm zó gevuld en heb je binnen no-time een sterke out of office.

Jouw out of office: de don'ts

Realiseer je: iedereen kan jouw out of office bericht ontvangen. Dus die gezellige collega maar ook die potentiële klant of goede zakenrelatie. Dus…

Maak je out of office op tijd tot een prioriteit

Dus niet als laatste taak voor jij je laptop dichtklapt. Maar in de week voorafgaand aan je vakantie plan je deze taak in. Want als jij in gedachten al onder een palmboom met een cocktail zit is de focus en inspiratie ver te zoeken. Als je dit op tijd doet kun je bewust nadenken over dat wat je wil communiceren als jij niet aanwezig bent.

Vermeld waarom

Laat weten waarom je niet aanwezig bent, maar denk wel na of deze reden iets toevoegt. Zo is het handig om te weten dat jij met vakantie bent maar minder relevant om te weten dat jij niet reageert omdat vanmiddag je nieuwe keuken wordt geplaatst. Een vakantie, huwelijksreis of dagje vrij zijn prima om te vermelden en geven de ontvanger ook een ingang om op door te vragen als je terug bent.

Humor? Ja, gepast.

Humor is geweldig, maar dat vraagt ook fijngevoeligheid. Mailt die potentiële klant jou of is er iets misgelopen bij een belangrijke relatie: dan is een grappige mail niet op zijn plaats. Want, stel er is iets vervelends gebeurd en iemand reageert met: ‘Ik ben op dit moment aan het genieten van een Cuba Libre op een Bounty strand.'. Dan sla je de plank mis. Besef je dat je ook minder leuke berichten kan ontvangen en verplaats je in de lezer, zo voorkom je dat jouw out of office in het verkeerde keelgat schiet.

Doorverwijzen naar meerdere collega's

Doe het niet. Spreek met één collega af dat hij/zij de mailtjes voor jou oppakt en doorstuurt naar de collega die hier actie op kan/moet ondernemen. Zorg dat deze collega op de hoogte is waar welk type mailtjes (klachten/problemen/urgentie) naar toe kan mailen. Zo kun jij de ontvanger van jouw out of office toch verder helpen, ondanks dat je zelf niet aanwezig bent.

Lees ook: Klantgericht werken: deze competenties heb je nodig

De do's voor jouw out of office

Nu je weet wat je niet moet doen gaan we je ook laten zien wat je wel moet doen. Want: waar begin je mee? En welke punten moet je altijd vermelden?

Zorg voor een duidelijke basis

Wat je sowieso in je out of office benoemd is:

  • Welke periode je afwezig bent, het liefste met datum van – tot
  • Wanneer je verwacht je mail te beantwoorden na je vakantie
  • Waarom je afwezig bent, zonder daarbij onnodig uit te wijken
  • Wanneer je weer aanwezig of bereikbaar bent
  • Op welke collega ze een beroep kunnen doen als zaken niet kunnen wachten
  • De contactgegevens van deze collega en een algemeen contactnummer

Leg de nadruk op wat ze wél kunnen doen

Je bent niet bereikbaar, checkt je mail niet, bent niet aanwezig en gaat niet je telefoon opnemen tijdens je vakantie. Helder. Maar niet echt fijn voor de ontvanger om te lezen. Het kan ook zo: ‘Mijn collega X is telefonisch en per mail bereikbaar op deze momenten om urgente vragen te beantwoorden en helpt je graag verder.'

Een persoonlijke twist

Passende humor zorgt voor een glimlach op het gezicht van de ontvanger van jouw out of office. Bedenk hoe dit er voor jou uit kan zien, wat bij jou als persoon past, je functie, jouw mailers en het bedrijf waar je werkt.

Klaar? Typen maar!

Je weet nu wat je wel en niet moet doen als het gaat over een out of office. Vertaal dit nu naar jouw situatie en ga je vakantie in met een gerust hart!

Wat je niet doet:

Beste mailer,

Van [datum] tot [datum] ben ik niet aanwezig en lees ik mijn mail niet. Als ik terug ben zal ik mijn mail beantwoorden. 

Vriendelijke groet,
[naam] 

Of (voor de grappenmakers):

Beste mailer,

Op dit moment zie ik dubbel van de Mojito's dus kan ik geen mail beantwoorden. Praten is ook wat lastig want dat doe ik dubbel. Misschien is er nog een collega die niet met vakantie is die aanwezig is. 

Kan het echt niet wachten?
Algemene vragen > [collega A]
Klantenservice > [collega B]
Logistiek > [collega C]
Administratie > [collega D] 
Verkoop > [collega E] 

Vriendelijke groet,
[naam]

Zo kan het ook:

Beste mailer,

Je denkt vast: zo die is snel! Blijkt het mijn out of office te zijn. Excuus, maar tijdens mijn roadtrip door de bergen van Frankrijk is mijn bereik niet zo goed. 😉
Ik ben [datum] weer terug van vakantie en beantwoord ik je mail graag.

Mocht je vraag niet kunnen wachten dan beantwoord mijn collega [naam] deze vraag. Je bereikt hem haar via [telefoon] [mail] op [werktijden]

Met vriendelijke groet,
[naam]

Minder persoonlijk? Dan kan het ook zo:

Beste mailer,

Bedankt voor je mail! Van [datum] tot [datum] ben ik op roadtrip in Frankrijk. Om die reden zal ik je mail na [datum] lezen en zo snel mogelijk beantwoorden. Mijn collega [naam collega] helpt je graag verder. Je kunt [naam collega] bereiken op [telefoonnummer] [mail] op [werktijden].

Met vriendelijke groet,
[naam]

Zou jij ook sneller en helder willen communiceren? Willen schrijven alsof je niet anders doet? De training Helder Schrijven helpt jou om snel de juiste woorden te gebruiken zodat jij helder leert schrijven.

Over de schrijver
Reactie plaatsen

5 juli 2021 

Out of office: dit zijn de do's and don'ts

Aan het werk of niet: de e-mails blijven binnenstromen. Om welke reden je dan ook afwezig bent, de desbetreffender mailer ziet daar niets van. Pas op het moment dat jij een out of office instelt is de boodschap helder: maar wat zet je er nou in? En wat niet? Dat lees je in deze blog.

Je hebt waarschijnlijk al een paar zinnen getypt en toch ben je er niet helemaal zeker van. Want: wat zet je nou wel en wat niet in dat bericht? Waarschijnlijk staar je nu al een minuutje of 5 naar het scherm en blijft je scherm wit. Met onderstaande tips heb jij dit witte scherm zó gevuld en heb je binnen no-time een sterke out of office.

Jouw out of office: de don'ts

Realiseer je: iedereen kan jouw out of office bericht ontvangen. Dus die gezellige collega maar ook die potentiële klant of goede zakenrelatie. Dus…

Maak je out of office op tijd tot een prioriteit

Dus niet als laatste taak voor jij je laptop dichtklapt. Maar in de week voorafgaand aan je vakantie plan je deze taak in. Want als jij in gedachten al onder een palmboom met een cocktail zit is de focus en inspiratie ver te zoeken. Als je dit op tijd doet kun je bewust nadenken over dat wat je wil communiceren als jij niet aanwezig bent.

Vermeld waarom

Laat weten waarom je niet aanwezig bent, maar denk wel na of deze reden iets toevoegt. Zo is het handig om te weten dat jij met vakantie bent maar minder relevant om te weten dat jij niet reageert omdat vanmiddag je nieuwe keuken wordt geplaatst. Een vakantie, huwelijksreis of dagje vrij zijn prima om te vermelden en geven de ontvanger ook een ingang om op door te vragen als je terug bent.

Humor? Ja, gepast.

Humor is geweldig, maar dat vraagt ook fijngevoeligheid. Mailt die potentiële klant jou of is er iets misgelopen bij een belangrijke relatie: dan is een grappige mail niet op zijn plaats. Want, stel er is iets vervelends gebeurd en iemand reageert met: ‘Ik ben op dit moment aan het genieten van een Cuba Libre op een Bounty strand.'. Dan sla je de plank mis. Besef je dat je ook minder leuke berichten kan ontvangen en verplaats je in de lezer, zo voorkom je dat jouw out of office in het verkeerde keelgat schiet.

Doorverwijzen naar meerdere collega's

Doe het niet. Spreek met één collega af dat hij/zij de mailtjes voor jou oppakt en doorstuurt naar de collega die hier actie op kan/moet ondernemen. Zorg dat deze collega op de hoogte is waar welk type mailtjes (klachten/problemen/urgentie) naar toe kan mailen. Zo kun jij de ontvanger van jouw out of office toch verder helpen, ondanks dat je zelf niet aanwezig bent.

Lees ook: Klantgericht werken: deze competenties heb je nodig

De do's voor jouw out of office

Nu je weet wat je niet moet doen gaan we je ook laten zien wat je wel moet doen. Want: waar begin je mee? En welke punten moet je altijd vermelden?

Zorg voor een duidelijke basis

Wat je sowieso in je out of office benoemd is:

  • Welke periode je afwezig bent, het liefste met datum van – tot
  • Wanneer je verwacht je mail te beantwoorden na je vakantie
  • Waarom je afwezig bent, zonder daarbij onnodig uit te wijken
  • Wanneer je weer aanwezig of bereikbaar bent
  • Op welke collega ze een beroep kunnen doen als zaken niet kunnen wachten
  • De contactgegevens van deze collega en een algemeen contactnummer

Leg de nadruk op wat ze wél kunnen doen

Je bent niet bereikbaar, checkt je mail niet, bent niet aanwezig en gaat niet je telefoon opnemen tijdens je vakantie. Helder. Maar niet echt fijn voor de ontvanger om te lezen. Het kan ook zo: ‘Mijn collega X is telefonisch en per mail bereikbaar op deze momenten om urgente vragen te beantwoorden en helpt je graag verder.'

Een persoonlijke twist

Passende humor zorgt voor een glimlach op het gezicht van de ontvanger van jouw out of office. Bedenk hoe dit er voor jou uit kan zien, wat bij jou als persoon past, je functie, jouw mailers en het bedrijf waar je werkt.

Klaar? Typen maar!

Je weet nu wat je wel en niet moet doen als het gaat over een out of office. Vertaal dit nu naar jouw situatie en ga je vakantie in met een gerust hart!

Wat je niet doet:

Beste mailer,

Van [datum] tot [datum] ben ik niet aanwezig en lees ik mijn mail niet. Als ik terug ben zal ik mijn mail beantwoorden. 

Vriendelijke groet,
[naam] 

Of (voor de grappenmakers):

Beste mailer,

Op dit moment zie ik dubbel van de Mojito's dus kan ik geen mail beantwoorden. Praten is ook wat lastig want dat doe ik dubbel. Misschien is er nog een collega die niet met vakantie is die aanwezig is. 

Kan het echt niet wachten?
Algemene vragen > [collega A]
Klantenservice > [collega B]
Logistiek > [collega C]
Administratie > [collega D] 
Verkoop > [collega E] 

Vriendelijke groet,
[naam]

Zo kan het ook:

Beste mailer,

Je denkt vast: zo die is snel! Blijkt het mijn out of office te zijn. Excuus, maar tijdens mijn roadtrip door de bergen van Frankrijk is mijn bereik niet zo goed. 😉
Ik ben [datum] weer terug van vakantie en beantwoord ik je mail graag.

Mocht je vraag niet kunnen wachten dan beantwoord mijn collega [naam] deze vraag. Je bereikt hem haar via [telefoon] [mail] op [werktijden]

Met vriendelijke groet,
[naam]

Minder persoonlijk? Dan kan het ook zo:

Beste mailer,

Bedankt voor je mail! Van [datum] tot [datum] ben ik op roadtrip in Frankrijk. Om die reden zal ik je mail na [datum] lezen en zo snel mogelijk beantwoorden. Mijn collega [naam collega] helpt je graag verder. Je kunt [naam collega] bereiken op [telefoonnummer] [mail] op [werktijden].

Met vriendelijke groet,
[naam]

Zou jij ook sneller en helder willen communiceren? Willen schrijven alsof je niet anders doet? De training Helder Schrijven helpt jou om snel de juiste woorden te gebruiken zodat jij helder leert schrijven.

Over de schrijver
Reactie plaatsen

arrow_drop_up arrow_drop_down