Wat is goede communicatie?
Om maar direct met de oorzaak van communicatieproblemen te beginnen, we hebben allemaal compleet ander beeld (plaatje, associatie, omschrijving etc.) bij een woord. Doe maar even mee.
Als ik zeg teken een varkentje dan zal jij een compleet ander varkentje tekenen dan ik. Simpelweg, omdat jij een ander beeld hebt van een varken dan ik. Waar dacht jij aan, toen ik zei ‘tekenen een varkentje’? Als je jonge kinderen hebt zal je als eerste het beeld van Peppa Pig voor je zien; ben je opgegroeid op de boerderij dan zal je een levensecht varken voor je zien en ben je gek op vlees (of net bij de slager geweest) dan zal je als eerste aan een hamlapje op je bord denken. Dus als we het hebben over het begrip goede communicatie, waar hebben we het dan eigenlijk over?
Goed communiceren
Goede communicatie is het maken van de vertaalslag van wat jij in je hoofd hebt en het daadwerkelijk uitspreken daarvan. Dat gaat om gedachten (rationeel), maar natuurlijk ook om gevoelens onder woorden brengen. Sommige mensen vinden dat eng of zijn onzeker over hoe ze moeten communiceren. Of ze voelen zich niet gezien en gehoord. Dit is een kant van goede communicatie. Ik wil het samenvatten als ‘Hoe zeg je de dingen.’
‘Goede communicatieve vaardigheden hebben is meer dan goed kunnen praten.’
Het tweede, en ik dat vind ik nog belangrijker, is ‘Hoe luister je?’. Probeer je je collega echt te begrijpen? Ben je aanwezig met je volle aandacht? Ga je mee in zijn verhaal of zoek je vooral een haakje zodat jij je zegje kan doen? Stel je vragen die het gesprek op gang helpen? In deze blogs drie tips vanuit het perspectief van de zender dus hoe jij de dingen zegt. In de vervolgblog deel II komen drie tips vanuit het perspectief van de ontvanger om goed te communiceren.
3 Tips om goed te communiceren als zender; hoe zeg je de dingen?
Werken aan je communicatieve vaardigheden, doe je zo:
Tip 1. Val niet in herhaling, vraag liever of de ander je begrijpt
Als je in herhaling valt kan de luisteraar de indruk krijgen dat jij denkt dat hij het niet begrijpt, of zelfs dom is. Het kan beledigend overkomen. Wat dan wel? Vragen stellen, zoals ‘Heb ik alles helder verwoord?’, ‘Begrijp je wat ik probeerde te vertellen?’ Zet daarbij je ego opzij. Neem als uitgangspunt dat als de ander jou niet begrijpt, jíj het niet helder hebt verwoord, niet dat de ander niet zo slim is. Hoe frustrerend het ook voor je is dat je boodschap niet helder overkomt.
Begrijpt de ander je niet? Leg het dan uit op een totaal andere manier. Blijkbaar mist hij ergens een stukje voorkennis, of heb je woorden gebruikt die hij niet kent of anders interpreteert.
Tip 2. Stop met details vertellen, bepaal liever vooraf je kernboodschap
Deze tip hangt samen met de eerste. Beide valkuilen (herhaling en teveel details) maken je boodschap onnodig lang en saai, waardoor je toehoorder snel zal afhaken. En erger… je boodschap niet binnenkomt! Dus mijn advies: geen details, en houd het kort. Wat oneerbiedig verwoord, het boeit de ander niet of je dat goede idee kreeg op maandagavond 19 uur tijdens een extra meeting of dinsdagmorgen om 10 uur toen je aan het hardlopen was.
Herken je het volgende? Jij vraagt aan je reïntegrerende collega hoe het gaat. Maar het gesprek valt geregeld even stil, omdat je collega jou exact wil vertellen welke dag hij welk onderzoek in het ziekenhuis had, hoe laat en bij welke arts. Jij wilt weten hoe het met hem gaat. Niet alle details. Ze doen er 9 van de 10 keer niet toe. Als jij je verhaal vertelt bedenk dat of de collega’s ook voor je luisteraar relevant zijn. Voor jou kunnen ze belangrijk zijn geweest, maar dat betekent niet dat dat voor de ander ook geldt.
Wat dan wel? Bepaal voordat je het gesprek hebt:
1. Jouw doel van het gesprek. Waarom voer je het gesprek?
2. Jouw kernboodschap. Wat wil je dat de ander na jouw gesprek weet, of gaat doen?
Tip 3. Als je het niet weet zeg het
Kom je er niet uit? Merk je dat je in de war raakt? Of weet je het niet (meer)? Zeg het eerlijk! Daar is moed voor nodig, maar dat heb jij! Echt waar. Je zult zien hoeveel soepeler het gesprek daarna verloopt, als dat euvel op tafel ligt. Iemand praat je bij en je kunt heerlijk een goed gesprek voeren.
Ik weet nog zo goed dat ik in een volle collegezaal zat en toen de professor wat uitlegde ik alleen maar vraagtekens zag. Ik durfde het op dat moment niet te vragen, maar toen ik later navraag deed bij medestudenten, bleken zij het ook niet te weten! Dit gebeurt doorlopend in meetings op je werk, geloof me. Er is zelfs een onderzoek geweest waarbij een professor een random zin zei met ingewikkelde woorden. Wat bleek bijna alle studenten knikten alsof ze het begrepen. Zo doen we nou eenmaal, vaak uit angst om niet professioneel of intelligent over te komen. Schaam je er niet voor, de meeste mensen (waaronder die knikkende collega’s) zullen je, zij het soms in stilte, dankbaar zijn!
Goede communicatie?
Het is makkelijker dan je denkt als je vooraf nadenkt over je doel van het gesprek, checkt bij de ander of je duidelijk bent en je kwetsbaar durft op te stellen. Veel succes, ik weet zeker dat jij dit varkentje wel even zult wassen!
Wil je meer leren over goede communicatie? Dan zijn de communicatietrainingen die Into Academy aanbiedt echt iets voor jou. Kijk eens bij Motiverend gesprek, Feedback geven en ontvangen of de Masterclass Alles is communicatie.
Deel II van deze blog lees je hier.
